Mali trikovi kako očuvati organizaciju i urednost u poslovnom prostoru

Možda se čini prilično osnovnim, ali je presudan korak ka organizaciji vaše kancelarije i njenoj urednosti - odaberite mesto gde ćete sve staviti! Vratite predmete u njihovu naznačenu fioku ili orman čim ih koristite, umesto da dozvolite da se papiri i kancelarijski materijal nagomilaju na radnoj površini. Dobra praksa je da na stolu držite pribor koji samo morate redovno koristiti. Ostale potrepštine koje možda ne upotrebljavate često treba čuvati na drugom lako dostupnom mestu.

Baš kao i vaše zalihe, papiri bi se trebali čuvati na radnoj površini samo ako su potrebni za određene projekte na kojima radite toga dana. Sledeći ovo pravilo pomoći će vam da držite kontrolu nad svojim prostorom, a takođe će sprečiti da svi ti papiri ne postanu ozbiljna glavobolja. Napravite sistem za skladištenje koji će raditi za vas i količinu fizičkih datoteka sa kojima radite, bilo da su to ormari za arhiviranje, organizator za radne površine ili polica za knjige.

Smanjivanje količine papira koji vam koristi pomoći će vam da ostanete znatno organizovaniji. Razmislite o korištenju programa kao što je Microsoft One Note za prikupljanje svojih ideja, a ne da po celoj kancelariji lepite potsetnike. Takođe možete da počnete sa unosom beleške sa sastanaka na laptop, a ne da trošite papir. Što manje komada papira pluta po vašem radnom prostoru to je bolje!

Ako na radnom prostoru naiđete na male predmete koje je potrebno očistiti ili odložiti, onda se pobrinite za njih čim ih primetite. Čišćenje ovih sitnica odmah će vam pomoći da ostanete orgnizovani, tako da one nikada ne postanu glavni razlog za zabrinutost.

Obavezno organizujte više od svoje radne površine! Zadržavanje previše starih adresa e- pošte može preplaviti, a može i usporiti vaš računar. Obavezno: odmah odgovarajte na hitne poruke e-pošte; izdvojiti važne e-poruke u odgovarajuće podmape; i odmah obrišite e-poruke koje nisu potrebne.

Postavite velike kante jednom nedeljno u hodnike i ohrabrite vaše zaposlene da očiste svoje radne prostore i očiste sve papire, zalihe ili nepotrebno smeće kako bi napravili mesto za važnije stvari. Omogućujući svojim zaposlenima lak izlaz za odlaganje starih materijala, značajno ćete povećati šanse za stvaranje organizovanije kancelarije u celini.

Organizovanje vašeg vremena jednako je važno kao i organizovanje fizičkih predmeta u vašoj kancelariji. S obzirom da organizovanje vašeg radnog prostora ne može uvek biti prioritet, najbolje je pametno iskoristiti svoje vreme rada. Da li ste stavljeni na čekanje tokom konferencijskog poziva? Prečistite inbox. Jeste li došli na posao ranije nego inače? Pregledajte fioke. Namerno dolaziti na posao ranije ili kasno ostati zapravo je sjajna ideja. Budući da je lakše ostati na zadatku kada nikoga nema u blizini, pokušajte da odvojite privatno vreme u organizacione svrhe kada znate da vam neće smetati.

Pre nego što započnete novogodišnju odluku o održavanju organizovanijeg radnog prostora, budite sigurni da ste obezbedili uspeh tako što ćete postaviti dostižne ciljeve. Drugim rečima, ne pokušavajte da preuzmete previše odjednom. Radite malo istovremeno tempom koji vam odgovara, i moći ćete se brže organizovati. Možda ćete jednog dana hteti da predate svu papirologiju na svom stolu, a sutradan ćete možda odlučiti da knjigama dodate abecedu na vašoj polici. Ma kakav bio vaš proces, samo ga napravite jedan po jedan.

Iako je korisno stvari odvijati polako, jednako je važno svakodnevno pratiti svoje organizacione napore. Jednostavan način da se to postigne je brza provera na početku ili na kraju svakog dana. Skenirajte svoj radni prostor i vodite računa o bilo kakvim slobodnim krajevima. Od zadržavanja džempera u ormaru umesto na stolici do stavljanja olovaka u njihovu predviđenu fioku, svako malo pomaže. Jednom kada budete redovno pravili ove male radne navike, brzo ćete saznati da će one postati rutina.

Ne samo da će vam personalizovanje prostora potsticati da budete produktivniji, već će vas i inspirisati da ostanete organizovaniji. Što više uživate u prostoru, to ćete više imati želju za održavanjem čistoće i reda, čineći organizacione napore manje dosadnim,a više užitkom.